归档章是档号在纸质文件上的具体体现。在电子文件上，可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上对档号进行标识。不过，这种标识并不是必备的，各地区各部门可以在不增加整理负担的前提下（比如电子文件本来就具备条形码等），根据具体情况灵活掌握。1. 归档章样式《规则》规定，归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。在样式上，《规则》维持六格章样式不变，规格为长45mm,宽16mm，分为均匀的6格（见图3）。为贯彻“简化整理”的理念，一般不建议在归档章上增加其他额外项目，以免给整理工作带来不必要的负担。
在项目位置上，全宗号、年度、机构或问题、保管期限4个项目在归档章的位置保持不变，原《规则》室编件号改为件号，馆编件号改为页数。在填写这些项目时，应严格按照各个项目在归档章上的位置进行，不可随意调换位置，以方便识读，便于档案的管理和利用。
需要说明的是，图3中加注括号的文字为提示性文字，是用来说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。其中标有“*”号的机构或问题项为选择项，不按机构（问题）分类的，归档章上相应位置直接留空即可。对于归档章的材质和外形，《规则》中没有加以规定，各单位可以方便使用为原则自主选择。
2. 盖章要求在纸质文件中，归档章需要逐件标识 在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归 档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料 内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。
在归档章填写上，全宗号、年度、保管期限、件号为必备项，按照本节档号编制规则的有关要求填写即可，但件号不足4位 的，不需补“0”。页数也是必备项，为归档文件中有字页面的数量，用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项，同样按照档号编制规则的有关要求填写（见图4）
不过，为了方便识读，便于手工管理，归档章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的，则可根据分类方案，直接填写“党群” “行政”“业务”等 （见图5）。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、耐久性好的签字笔等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖，以减少填写项目的工作量。